Her Günü Değerlendirin: Görev Listenize Dalın

Görev listeleri oldukça basit görünebilir. Temel olarak, hayatı kolaylaştırmayı hedefleyen belirli bir zaman diliminde tamamlamayı planladığınız tüm görevlerin bir listesidir. Görevlerinizi listeleyerek onları unutmayı ve gereksiz stres yaratmayı önlersiniz.

Ancak, bazı durumlarda etkili bir görev listesi oluşturmak göründüğü kadar basit değildir.

Mükemmel bir görev listesi oluşturmak istiyorsak kendimize sormamız gereken bir temel soruyu genellikle unuturuz:

Tamamlamaktan gerçekten mutlu olacağımız bir görev listesi nasıl oluşturulur?

Birinci Adım: İlk Göreviniz En Acil Olanı Olmalı

Görev listeleri, önceliklendirme söz konusu olduğunda bazı karmaşıklıklara neden olabilir, çünkü listenizin en üstündeki bir şey, zihninizin bu belirli görevin tamamlamanız gereken en önemli görev olduğunu varsaymasına neden olur.

Etkili bir şekilde organize edilmiş bir görev listesi, öncelikleri içerir, ancak ilk görev genellikle diğerlerinden önce düşündüğünüz için oradadır ve aslında daha önemli olabilir. Sonuç olarak, en önemli göreviniz listenizin ortasında veya hatta altında olabilir. Ancak, ilk görev her zaman en önemli görev izlenimini verir.

İkinci Adım: Son Tarihler ve Zaman Göstergeleri Kullanın

Farklı aktivitelere belirli zamanlar atamak ve son tarihlerden yararlanmak, haftanın her günü için görevlerinizi önceliklendirmek konusunda büyük bir fark yaratacaktır.

Böyle bir liste oluştururken en etkili tekniklerden biri, özellikle çok önemli görevler için son tarihlerle birlikte zamanlar eklemektir. Bu, en acil görevlerinizi zamanında ele almanıza yardımcı olacaktır.

Ancak, görev listenize belirli zamanlar eklemek, listenizi daha katı hale getirebilir, bu da stresten dolayı tamamen ondan kaçınmanıza neden olabilir, bu yüzden bunu abartmamaya çalışın.

Üçüncü Adım: Görevlerinizi Nitelendirin

Etkili bir görev listesi şablonu oluşturmak için, yazılan tüm görevler iki kategoriye düşmelidir:

1. Görev çok önemli olmalı, sadece "yapılması gereken" bir şey değil.

2. Görev aynı gün yapılması gereken bir şey olmalı.

Listeye dahil edilmesi gereken görevleri etkili bir şekilde tanımlayabilmeliyiz. Bir görev listesi bir yaşam rehberi değildir; belirli bir amaca hizmet eder.

Asıl sorun, çoğu durumda, görev listelerimizde bulduğumuz şeylerin yapmamız gerekmeyen, gerçekten ihtiyaç duymadığımız veya acil olmayan şeyler olmasıdır. Bu şeyler, daha önemli görevleri gölgede bırakabilir ve daha uzun ve daha zor çalışmak zorunda kalabilirsiniz.

Kendinizi düzensiz hissedebilirsiniz.

Dördüncü Adım: Her Görev Listesi Öğesine Bağlam Ekleyin

Bu tam olarak ne anlama geliyor?

Büyük hedefleri, daha küçük hedeflere ayırın. İşte bir örnek:

Piller satın almak, bir kitap yazmaktan daha az zaman alır, ancak bir görev listesine yerleştirildiğinde her iki görev de benzer görünür.

Görev listelerimiz genellikle belirli bir görev hakkında bağlamdan yoksundur ve genellikle daha büyük görevleri daha küçük, yapılabilir görevlere ayırmayız.

Bunu yaptığınızda, belirli bir görevin ne kadar süreceği hakkında fikir edineceksiniz.

Kendimize güveniyoruz, ancak gerçek budur.

Bir görev listesi oluşturmak, basit görevlerle uğraşmak ve zaman alıcı olanları tamamlanmamış bırakmak çok daha kolaydır. Aslında bunu o kadar sık yapıyoruz ki tüm görev listesi maddelerimizin %41'i hiç tamamlanmıyor.

Etkili bir görev listesi şablonu oluşturmak için, görevleriniz daha fazla ayrıntıya, belki acil etiketlerine, daha karmaşık görevleri bölmek için alt görevlere ve her bir görevi daha ayrıntılı açıklayan notlara ihtiyaç duyar.

Ayrıntı eklemek ve iş gününüze başlamadan önce bir bakış yapmak biraz zamanınızı alabilir, ancak beklentilerinizi belirlemenize ve işinizi daha verimli yapmanıza yardımcı olacaktır.

Adım 5: Asla Ulaşamadığınız Görevleri Yeniden Değerlendirin

Bir görev listesi oluşturduysanız, görevlerinizin ayrıntılarını ertelemek veya değiştirmek söz konusu olduğunda her zaman bir veya daha fazla seçeneğiniz olduğunu bilirsiniz. Ancak bunu yaptığınızda, ertelediğiniz görevleri takip etmeniz gerekir, çünkü etkili bir şekilde organize edilmiş bir görev listesi, önceliklendirilmiştir ve görevler de öyledir.

Bir acil veya önemli görevi sürekli olarak ertesi güne ertelediyseniz, nedenini bulmanız gerekir. Ya görev acil veya önemli değildir ve görev listenizde olmamalıdır, ya da tamamlayabilmeniz için çözülmesi gereken bir sorun vardır. Her iki durumda da, bir şeylerin yanlış olduğuna dair bir işaret söz konusudur.

Adım 6: Çift Sütun Yaklaşımı

Bir görev listesinin en iyi örneklerinden biri, onu iki sütuna bölmeye çalışmaktır. Sol tarafta, tamamlamanız gereken görevlerin kronolojik sıralı bir listesini hazırlarken, gibi randevuları ve toplantıları ve sağ tarafta, o etkinlikler sırasında başarmayı umduğunuz şeyleri listeleyin, örneğin belirli bir konuyu tartışmak veya bir plan oluşturmak gibi.

Zaman çizelgenizin altında, o belirli günde yapılması gereken görevleri dahil edin. Böylece, birkaç boş dakikanız olduğunda, listenizi kontrol edebilir ve bu boş zamanı en iyi şekilde değerlendirmek için hangi görevleri gerçekleştirebileceğinizi görebilirsiniz.

Bir görev listeniz olsun ya da olmasın, yapacaklarınız var.

Ve tam da bu yüzden görevlerinizi yönetmek ve seveceğiniz bir görev listesi oluşturmak için yeni bir yöntem kullanmanız gerekiyor. Unutmayın ki biçimlendirme, önceliklendirme ve organizasyon başarılı bir görev listesinin anahtarıdır.