İletişim Becerilerinizi Üst Seviyeye Taşımanın 8 Kanıtlanmış Yolu

Kemal Aydin

Bir liderin çalışanları ve ekipler arasında açık ve etkili bir şekilde iletişim kurma yeteneği, her işin başarısının temel taşlarından biridir. Bu sekiz ipucu, organizasyonunuzda ve kariyerinizde başarı için iletişim becerilerinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olabilir.

Önemli noktaları göster

Bir mesajı etkili bir şekilde iletmek için sadelik ve kısalık esastır; gereksiz kelimelerle dikkat dağıtmadan iletim sağlanır.
Herhangi bir iletişim için önceden hazırlanmak, güveni artırır ve potansiyel sorulara ve zorluklara sakin bir şekilde yanıt vermeyi kolaylaştırır.
Yüz ifadeleri ve beden dili gibi sözsüz işaretler, iletilmek istenen mesajı konuşulan kelimelerden daha güçlü bir şekilde iletebilir.
Ses tonu ve dikkatli sözcük seçimi, güven oluşturabilir veya yanlış anlamalara yol açabilir, eğer ki hedeflenen mesajla uyumlu değillerse.
Aktif dinleme, konuşmacıya tam konsantrasyon sağlamayı, empati göstermeyi ve anlaşıldığından emin olmak için duyulanları yeniden ifade etmeye hazır olmayı gerektirir.
Duygusal zeka ve başkalarının duygularını anlama yeteneği, özellikle zorlu konuşmalarda başarılı iletişim için çok önemlidir.
İş yerinde net bir iletişim stratejisi oluşturmak, doğru bilgilerin doğru zamanda teslim edilmesini ve karışıklığı önlemeyi sağlar.
Güven ve şeffaflık üzerine kurulu bir organizasyon kültürü, tüm taraflar arasında açık ve etkili iletişimi teşvik eden bir ortam yaratır.

İletişim becerileri, bir yöneticinin sahip olduğu en önemli beceri olabilir. professional.dce.harvard.edu'den

1. Açık ve Kısa Olun

İletişim öncelikle kelime seçimlerine bağlıdır. Az, çoktur. Güçlü ve ikna edici iletişimin anahtarı —hem yazılı hem de sözlü— açıklıktır ve mümkünse kısalık. Herhangi bir iletişime girmeden önce, hedeflerinizi ve hedef kitlenizi belirleyin. Gereksiz kelimelerden ve aşırı süslü dilden kaçının, bu, dinleyicinin mesajınızı anlamasını saptırabilir. Tekrarlama bazı durumlarda gerekli olabilir, ancak dikkatli ve ölçülü bir şekilde kullanılmasını sağlayın.

2. Önceden Hazırlanın

Herhangi bir iletişime başlamadan önce ne söyleyeceğinizi ve nasıl söyleyeceğinizi bilin. Ancak hazırlık, sadece bir sunum prova etmekten daha fazlasını içerir. İletişim sürecinin başlangıcından sonuna kadar tamamını dikkate getirin. Mesajınızı desteklemek için ihtiyaç duyabileceğiniz bilgileri araştırın. Sorulara ve eleştirilere nasıl yanıt vereceğinizi düşünün. Beklenmeyeni tahmin etmeye çalışın. Ne kabul edeceğiniz ve ne etmeyeceklerinizi bilin. Görüşünüzü desteklemek için belirli ayrıntılar hazırlayın, potansiyel soruları, ek bilgi veya açıklama taleplerini ve farklılıkları tartışın, bu sayede bunları sakince ve net bir şekilde ele almaya hazır olacaksınız.

3. Sözsüz İletişime Dikkat Edin

Yüz ifadelerimiz, jestlerimiz ve beden dilimiz, genellikle kelimelerimizden daha fazla şey ifade edebilir ve çoğunlukla da eder. Sözsüz işaretler, konuşulan kelimelerden daha büyük bir etki yapabilir, %65 ile %93 arasında değişebilir. Eğer sözlü ve sözsüz işaretlerde bir tutarsızlık varsa, genellikle sözsüz işaretlere daha çok inanırız. Başkalarının beden dilinin farkında olmak, iletişim yöntemlerinizi buna göre ayarlamanıza yardımcı olabilir.

Etkili iletişim bir meydan okumadır, forbes.com'dan

4. Tonunuza Dikkat Edin

Bir şeyi nasıl söylediğiniz, en az söylediğiniz şey kadar önemlidir. Diğer sözsüz ipuçlarında olduğu gibi, ses tonunuz mesajınıza güç ve vurgu katabilir veya tamamen alt üst edebilir. Ton, iş yerinde anlaşmazlıklar ve çatışmalarda kritik bir etkendir. Olumlu bir çağrışımla dikkatle seçilen bir kelime iyi niyet ve güven oluşturur. Ancak, belirsiz veya olumsuz çağrışımlarla kötü seçilmiş bir kelime hızla yanlış anlamalara yol açabilir. Konuşurken, ton hacmi, perdeyi ve tesadüfi iniş çıkışları, yanı sıra kelime seçimlerini içerir. Niyetinizle uyumlu olmasını sağlamak için tonu yönetmek zor olabilir; ama tonunuza dikkat etmek, iletişim yoldan çıkarsa onu uygun bir şekilde ayarlamanıza izin verir. Yazarken tonu yönetmek kolaydır. Mesajınızı bir kez, hatta iki kez okunması, tonunu ve mesajını dikkate alarak emin olmaktır. Ve e-posta veya başka herhangi bir yazılı ortamda ateşli bir diyaloğa girerken, yanıtlarınızı aceleye getirmeyin. Mümkünse, yanıtınızı yazın, sonra göndermeden önce bir veya iki gün bekleyin. Çoğu durumda, duygularınız sakinleştikten sonra mesajınızı tekrar okumak, çatışmayı tırmandırma olasılığını en aza indirecek şekilde tonunuzu ayarlamanıza izin verir.

5. Aktif Dinlemeyi Pratik Yapın

İletişim neredeyse her zaman iki veya daha fazla kişiyi içerir. Bu nedenle, başarılı iletişimde dinlemek en az konuşmak kadar önemlidir. Ancak dinlemek, düşündüğümüzden daha zorlu olabilir. Aktif dinlemenin hedefi, yalnızca kişinin kelimelerini değil, tam mesajı duymak ve anlamaktır. Aktif dinleme için ipuçları şunları içerir:

· Konuşmacıya tam ve kesintisiz dikkat verin

· Zihninizi dikkat dağıtıcı şeylerden, yargılardan ve karşı argümanlardan arındırın

· Düşüncelerinizle söze gireme cazibesine direnin.

· Odaklanmayı sürdürmek ve konuşmacıya dikkatli dinlediğinizi göstermek için açık ve pozitif bir beden dili sergileyin.

· Duyduğunuzları yanıt verirken yeniden ifade edin veya tekrar edin.

· Ekstra bilgi almak için tasarlanmış açık uçlu sorular sorun.

6. Duygusal Zekanızı Geliştirin

İletişimde duygusal zeka esastır. Özetle, başkalarıyla etkili bir şekilde iletişim kuramazsınız, eğer ki duygularınızı değerlendiremez ve anlayamazsanız. Bir çalışana empati göstermek, zor bir konuşmayı kolaylaştırabilir. Kötü haber vermek zorunda olabilirsiniz, ancak (gerçekten) onların bakış açılarını dinlemek ve duygularını anlamak, incitici duyguları hafifletmek veya yanlış anlamaları önlemek için uzun bir yol kat edebilir.

İletişim becerilerini geliştirmek düşündüğünüzden daha kolaydır, betterup.com'dan

7. İş Yerinde Bir İletişim Stratejisi Belirleyin

Bugünün iş yerinde çeşitli biçimlerde sürekli bir bilgi akışı yaşanır. Her iletişim parçası, bu daha geniş bilgi akışı bağlamında anlaşılmalıdır. İletişim stratejisi olmadan, en etkili iletişimciler bile mesajlarını iletmekte zorluk çekebilirler. Bir iletişim stratejisi, şirketinizin bilgiyi ilettiği ve aldığı çerçevedir. Daha geniş bir perspektiften, stratejiniz mesajı kimin alacağını ve ne zaman alacağını belirlemeye dahil olmalıdır. Bu, herkesin doğru zamanda doğru bilgileri almasını sağlar. Temel kılavuzlar oluşturmak, bilgi akışını kolaylaştırır, herkesin gerekli ayrıntıları almasını ve temel bilginin ek ayrıntılar arasında kaybolmasını önler.

8. Pozitif Bir Organizasyon Kültürü Oluşturun

İletişim kurduğunuz şirket kültürü, etkili iletişimde önemli bir rol oynar. Pozitif bir iş ortamında —şeffaflık, güven, empati ve açık diyalog temeline dayanan bir kültürde— iletişim genellikle daha kolay ve daha etkili olur. Çalışanlar, yöneticilerinden gelen mesajı, eğer ki onlara güvenirlerse, duymaya daha açık olurlar. Yöneticiler, personelinin fikirlerini paylaşmalarını teşvik ederlerse ve kendi taraflarından yapıcı eleştiriler sunmanın yanı sıra yapıcı önerilerde bulunurlarsa kabul görmeyi daha kolay bulurlar.

Her iki yönde de iletişim, ancak güven üzerine kurulu bir kültürde ve psikolojik güvenliğin temeli üzerinde etkili olabilir. Bu güven ve şeffaflık temeli olmadan, en basit iletişimler bile yanlış anlaşılabilir, gereksiz anlaşmazlıklara ve çatışmalara yol açabilir. Ancak etkili iletişim becerilerini geliştirmek ve ustalaşmak, zor konuşmalarda bile lider olarak işinizi kolaylaştırır. Bu becerileri geliştirmek için zaman ayırmak, şüphesiz ki değerli olacaktır.